GDP Certificering en GDP Vergunningen

Wat dit artikel behandelt en voor wie het bedoeld is

Dit artikel is een praktijkgerichte analyse van het GDP-certificeringsproces, inclusief auditmechanismen, certificeringsnormen en strategische compliance-overwegingen. Het is geschreven voor QA-leads, Responsible Persons (RP's), regulatory affairs professionals en distributielocatiemanagers die hun aanpak van GDP-compliance willen aanscherpen of hun organisatie willen voorbereiden op een audit of herinspectie.

Het GDP-certificeringsproces (en wetgeving)

De wettelijke basis voor GDP-certificering verschilt per markt. Het onderscheid tussen verplichte inspectiemodellen door bevoegde autoriteiten en vrijwillige certificeringschema's van (commerciële) derde partijen is niet altijd helder voor organisaties die in meerdere regio's opereren.

EU GDP-guidelines en de rol van inspecties door bevoegde autoriteiten

Binnen de EU vormt de GDP-richtlijn 2013/C 343/01 het referentiekader voor Goede Distributie Praktijken van geneesmiddelen.

Voldoen aan de GDP-richtlijn is een voorwaarde voor het verkrijgen en behouden van een wholesale distribution authorisation (WDA) ofwel een Groothandelsvergunning. De bevoegde autoriteit van de lidstaat voert inspecties uit om te beoordelen of een distributeur aan de eisen voldoet. In Nederland worden deze inspecties uitgevoerd door de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De vergunning wordt uitgegeven door Farmatec.

GDP certificering door commerciële partijen

Naast inspecties door bevoegde autoriteiten bestaan er certificeringschema's van derden. In sommige markten erkent de bevoegde autoriteit expliciet bepaalde certificeringen. De "WHO Guide to Good Storage Practices for Pharmaceuticals" (TRS 908, 2003) en "Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products" (TRS 957, 2010) bieden een raamwerk dat vooral in ontwikkelingslanden wordt gebruikt als referentie, met name in markten waar lokale regelgeving minder gedetailleerd is.

Het NABP DDA-programma in de VS is hier het meest concrete voorbeeld van. Enkele staten vereisen het zelfs als voorwaarde voor een vergunning.

Certificering door derden vervangt nooit een verplichte inspectie door de bevoegde autoriteit. Het kan wel dienen als aanvullend bewijs van compliance, als instrument voor risicobeoordeling bij leverancierskwalificatie, of als voorbereiding op een officiële inspectie. Organisaties moeten duidelijk documenteren welke normen ze volgen en waarom.

Een GDP-audit of inspectie: wat auditors / inspecteurs bekijken en hoe je je voorbereidt

Auditscope en kritische aandachtsgebieden

Of het nu een GDP inspectie door een bevoegde autoriteit of een third party GDP audit betreft, dit volgt een voorspelbaar patroon. Denk hierbij aan:

• Kwalificatie van gebouwen en apparatuur, inclusief temperature mapping van opslagruimten
• Temperatuurmonitoring en temperatuursbewaking gedurende opslag en transport
• Validatie van transportprocessen en transportroutes
• Kwalificatie van leveranciers en afnemers, inclusief verificatie van groothandel-status
• Documentatie en data-integriteit conform ALCOA++-principes
• De uitoefening van de toezichthoudende taken door de RP, zowel op papier als in de praktijk

Vaak begint een audit of inspectie met een rondgang door het magazijn en de expeditie. Daarna volgt een review van het QMS, vaak gestuurd door bevindingen uit de tour. 

Veelvoorkomende kritische en major bevindingen die de GDP vergunning vertragen of verhinderen

Uit inspectietrends van de IGJ komen terugkerende observations naar voren:

• Ontoereikend beheer van temperatuurexcursies: geen duidelijke procedure voor beoordeling van de impact op productkwaliteit, of beoordelingen die niet door de RP worden geautoriseerd
• Gebrekkig toezicht op uitbestede activiteiten: contracten met transporteurs die geen GDP-eisen specificeren, of het ontbreken van audits bij logistieke dienstverleners
• Zwakke CAPA effectiviteit: corrigerende maatregelen die symptomen aanpakken maar niet de grondoorzaak, of het ontbreken van effectiviteitsverificatie na implementatie
• Onvoldoende verificatie van de legitimiteit van leveranciers en afnemers, met name bij nieuwe handelsrelaties

Een goed QMS opbouwen

Organisaties die de GDP behandelen als een checklist, lopen risico. Continue kwaliteit en compliance vereist dat de patiënt op nummer 1 staat. Dit is waar het uiteindelijk om draait in de GDP. Inspecteurs en auditors kijken hier naar. 

Patiëntveiligheid op 1

Europese inspecties, waaronder de IGJ, controleren niet enkel op aanwezigheid van kwaliteitssysteemelementen. Ze controleren op de borging van patiëntveiligheid. Uiteraard moeten alle kwaliteitssysteemelementen aanwezig zijn maar de naleving hiervan is evenzo belangrijk. Een procedure is goed. Maar als deze niet wordt gevolgd, dan is deze in de ogen van de inspectie niets waard.

In de GDP (en GMP) draait alles om patiëntveiligheid, dit is immers waarom deze wetgeving is opgericht en nog steeds bestaat. Alles wat je als bedrijf beslist, bedenkt en doet moet vastgelegd worden met voldoende rationale. Besluit je bijvoorbeeld dat je magazijn maar 1 keer per jaar schoongemaakt moet worden? Bedenk dan: 

• Welke invloed gaat dit hebben op het gebied van contaminatie? Niet alleen directe microbiologische contaminatie maar ook de mogelijke toename in ongedierte en kruisbesmetting (cross-contamination), 
• Doordat er minder wordt schoongemaakt neemt ook je detectiemogelijkheid op contaminatie af,
• Zo ook op het gebied van het detecteren van spillages / lekken van producten / zakken,
• Hoe gaat de luchtbehandelingsinstallatie om met een toename in stof?,
• En welke invloed dit alles heeft op de patiënt.

Wanneer je deze risico's gaat benoemen dan zul je al snel tot de conclusie komen dat het voor de patiënt beter is als je frequenter schoonmaakt. Kun je echter aantonen dat er geen invloed is op patiëntveiligheid dan leg je dit vast, in zo veel mogelijk detail. Dat maakt je beslissing verdedigbaar en inspecteerbaar.

De rol van de Responsible Person in het GDP-certificeringsproces

De Responsible Person draagt persoonlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van GDP-eisen. Vóór een audit of inspectie moet de RP kunnen aantonen dat hij of zij actief toezicht houdt op; goedkeuring van procedures, betrokkenheid bij deviatiebeoordeling, autorisatie van leveranciers- en klantkwalificaties, en  trainingsactiviteiten (personeelskwalificatie).

Tijdens de inspectie verwachten GDP inspecteurs een direct gesprek met de RP. Ze beoordelen niet alleen kennis van de regelgeving, maar ook feitelijke betrokkenheid bij dagelijkse operationele beslissingen. 

Delegatie van taken is toegestaan, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de RP. Dit moet formeel gedocumenteerd zijn: wie is bevoegd voor welke taken, en hoe houdt de RP toezicht op gedelegeerde activiteiten? 

Voorbereiden op hercertificering en reageren op regelgevingswijzigingen

Hercertificering of herinspectie vereist geen complete herziening. Als het QMS continu wordt onderhouden. Nieuwe of herziene GDP-richtlijnen kunnen via het bestaande Change Control proces worden geïmplementeerd: gap-analyse uitvoeren, impactbeoordeling documenteren, procedures aanpassen waar nodig, en personeel trainen op de wijzigingen.

Bij de hercertificatiecyclus is het raadzaam om ruim van tevoren een interne audit uit te voeren die specifiek de scope van de verwachte inspectie dekt. Eventuële tekortkomingen kunnen dan via het CAPA-proces worden afgehandeld voordat de externe audit plaatsvindt.

Conclusie

• Het GDP-certificeringsproces/GDP-vergunningsproces is geen eenmalige gebeurtenis maar een continue kwaliteitsverplichting die verankerd moet zijn in het dagelijks opereren van de distributieorganisatie, met de patiënt op nummer 1.
• De GDP vereist risicogebaseerde systemen en beslissingen. Maak alles traceerbaar, inspecteerbaar en verdedigbaar.
• Succes bij een GDP audit of GDP inspectie hangt af van een aantoonbare kwaliteitscultuur en aantoonbaar, actief toezicht door de RP. Inspecteurs beoordelen niet alleen documentatie maar ook de feitelijke betrokkenheid van de RP bij operationele beslissingen. (De GDP is geen checklist maar een kwaliteitsframework).
• Data integriteit en cold chain blijven de gebieden met het hoogste risico op observations tijdens een audit of inspectie. Investeer in robuuste systemen voor temperatuurmonitoring, audit trails en ALCOA++ data.
• Gebruik het Change Control proces om regelgevingswijzigingen gestructureerd te implementeren.